一、总则

　　为提高协会公文办理工作的效率和质量，实现公文办理工作的制度化、规范化和科学化，根据国家机关公文办理有关规定，结合本会实际，特制订本规定。

　　二、本会文件

　　(一)本会文件，是传达贯彻上级指示精神、请示报告工作，答复相关问题，指导、商洽工作的重要载体。

　　(二)本会文件，由办公室统一管理，专人负责，确保做到规范、准确、及时、安全。

　　(三)本会文件，由办公室负责起草，秘书长审核，会长签发;各部室文件由各部室负责起草，办公室主任审核，秘书长签发。

　　(四)文件签发后，送办公室统一存档保管。

　　(五)文件和原稿，由办公室分类归档，保存备查。

　　(六)属于秘密的文件，应注明“密级”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。各部门有关人员，对公文中涉及国家、政府或本会应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。

　　(七)文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报送。

　　(八)外来的文件由办公室专人负责签收，并分类登记。由办公室主任提出处理意见后，文秘人员应于接件当日按文件的要求报送给有关领导和部门，不得积压迟报，属急件的，应在接件后即时报送。

　　(九)传阅文件由办公室专人负责收回，对有领导批示和指示意见的文件，办公室应及时组织传达和落实。

　　(十)传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　(十一)阅读文件应抓紧时间，当日阅完后应在下班前将文件交回办公室。阅批文件一般不得超过两日，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”的，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

　　三、发文办理程序、规定

　　(一)本会各类发文种类的载体有：签报、发文、传真、纪要、各类会议材料、信息等，其制发过程包括：草拟、初核、领导审批、复核文字、格式、编号、套红头印制、用印、登记、分发等程序。

　　(二)本会设四种发文字号：亚促会发、亚促会函、亚促会办发、亚促会办函。各类发文字号的用途如下：

　　1、亚促会发：用于以协会名义向业务主管单位、登记机关、和上级政府部门领导和单位发出的请示、报告、申请备案材料;向本会常务理事、理事单位、会员单位发出的决议、意见、通报、通知等。

　　2、亚促会函：用于以协会名义向无隶属关系的有关部门、社会团体及企、事业单位发出的商洽工作、协调业务的信函。向本会常务理事、理事单位、会员单位发出的有关批复、回复函等。

　　3、亚促会办发：用于协会各部门向本会领导请示、报告，本部门需要会领导审批、审定的各项工作事宜以及各类会议纪要，协会向各分支(代表)机构、部(室)下达的通知、通告、通报、意见、人事任免等。

　　4、亚促会办函：用于协会向各分支(代表)机构、部(室)发出的有关批复、回函，以及协会部门间协商工作、征求意见等公函。

　　四、阅批件

　　(一)阅批件是本会各部门在遇到特定问题需要其他部门领导会签和本会领导同意方可执行时所呈送的请示报告。

　　(二)阅批件由所在部门领导签完意见后送交办公室编号，待办公室主任和有关联的部门负责人会签完毕后送交上级相关领导批示。

　　(三)阅批件在传递过程中由办公室专人负责跟踪，领导传阅会签的滞留时间最长不得超过两日，逾期视为对此问题无异议。

　　(四)阅批件的原件由办公室分类归档，保存备查。确需将阅批件原件存放在其他部门的，则将阅批件复印件存放办公室。

　　五、文件或阅批件的借阅

　　(一)本会各部室有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写借条，对有密级的文件须本会分管领导同意后方可借阅。

　　(二)借阅文件应严格履行借阅登记手续，按时归还。任何人不得将文件私自带走或全文抄录，不允许在文件上勾划等。

　　六、文件或阅批件的归档

　　(一)文件签发的全部手续完成以后，将文件的原稿及文件的原件存档。

　　(二)阅批件在履行完所有的手续后，将原件存档。复印件送交有关部门。